Logiciel de caisse et certification NF525 : Qui est concerné? Quelles sont les obligations? Quels sont les risques?

La nouvelle loi sur la réglementation des logiciels de caisse est entrée en vigueur le 01 janvier 2018. Cette loi a comme objectif de lutter contre les abus liés à la fraude à la TVA chez les professionnels assujettis à la TVA et plus particulièrement chez les commerçants. Depuis cette date, ces derniers qui utilisent un logiciel de caisse doivent le faire avec un éditeur qui respecte la norme NF525.

 

Dans cet article, nous allons reprendre les points importants de cette loi (article 88 de de la LOI n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016) afin de comprendre qui sont concernés et quelles sont leurs obligations.

 

 

Extrait de l’article 88 de la LOI n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 :

1° Après le 3° du I de l'article 286, il est inséré un 3° bis ainsi rédigé : 
« 3° bis Lorsqu'elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ; » 
2° Le 2 du A de la section II du chapitre II du livre II est complété par un article 1770 duodecies ainsi rédigé :

« Art. 1770 duodecies.-Le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l'attestation ou du certificat prévus au 3° bis du I de l'article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu'elle détient satisfont aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné. »

 

 

- Qu’est-ce qu’un « logiciel de caisse » ?

Un logiciel de caisse est un système informatique qui permet de saisir et d’enregistrer les encaissements liés aux ventes de l’utilisateur du logiciel.

Seul le commerçant utilisant un logiciel de caisse comme celui associé à une caisse enregistreuse tactile doit se conformer à cette loi. Le commerçant qui fait sans, n'est donc pas concerné.

 


- Quelles sont les « données » concernées ?

Toutes les données concernant l’encaissement client doivent être conservées. La synthèse de l’activité d’une session de caisse (ticket Z) n’est donc pas la seule donnée à conserver.

 

- Qu’est-ce que la condition d’« Inaltérabilité » des données ?

Les données enregistrées ne doivent pas être modifiées. Si un commerçant doit modifier les conditions de règlement d’un ticket client pour remboursement par exemple, ce commerçant devra effectuer une nouvelle opération, ce qui ne modifiera en rien le ticket original.

 

- Qu’est-ce que la condition de « Sécurisation » des données ?

Les données enregistrées doivent pouvoir être tracées de même que toutes les opérations modifiant un ticket de caisse.

 

- Qu’est-ce que la condition de « conservation » des données ?

Les données doivent d’abord être conservées dans le système de caisse puis ces données peuvent être transférées et stockées dans un support externe au logiciel (Cloud, disque dur externe etc).

 

- Qu’est-ce que la condition d’« Archivage » des données :

Les données doivent être conservées au minium 6 ans.

 

- Quelles sont les « Personnes assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée » ?

Cette loi vise, entre autres, tous les commerçants assujettis à la TVA qui enregistre les règlements de leurs clients « particuliers » (non assujettis) sur un logiciel de caisse.

Dans le cas où tous les clients d’un professionnel sont des professionnels (et donc assujettis à la TVA), le règlement nécessitera une facturation et donc ce professionnel ne sera pas concerné par cette loi.

Dans le cas où le professionnel est exonéré de TVA, celui-ci n’a pas obligation d’utiliser un logiciel de caisse.

 

- Comment le commerçant peut être « sanctionné par une amende de 7 500 € »

En cas d’impossibilité de prouver que le logiciel utilisé est un logiciel certifié NF525, le commerçant risque jusqu’à 7500€ d’amende.  Le commerçant dispose de 60 jours pour se mettre en conformité avec la loi.

 

Bilan

Les nouveaux commerçants qui souhaitent utiliser une caisse enregistreuse avec un logiciel de caisse associé doivent être aujourd’hui très vigilants sur l’éditeur choisi. En effet, utiliser un logiciel non certifié pourrait lui faire perdre du temps et de l’argent. Demander le certification NF525 avant toute installation est ainsi essentiel.

SoluCloud, en tant que spécialiste dans la revente de solutions informatiques pour commerçant, s’est associé à Linésoft pour la partie « logiciel de caisse ». En effet, cet éditeur répond à l’ensemble des critères qualités exigés par la marque NF525.

 

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